۱٫در خصوص نرخ خدمات اتاق و هزینه های پنهان هوشمندانه تر عمل کنید

همیشه فکر خوبی است که قوانین مشخصی برای نرخ های شبانه و انواع اتاق ها تعیین کنید که مسافران کاری شما مجاز به استفاده از آن ها هستند. برخی شرکت ها همچنین سیاست هایی را در خصوص رتبه بندی تعداد ستاره هتل مربوطه اعمال می کنند.

دارا بودن سیاست جامع نرخ هتل در  این جا می تواند پاسخ مسئله باشد. شما باید هزینه سکونت در شهرهای مختلف را مورد توجه قرار دهید. «اخبار سفر کاری» فهرست مفیدی از نرخ ها را مشخص می کند که در آن جزئیات میانگین هزینه شبانه هتل ها در شهرهای مهم مشخص شده است.

در همین حال، هزینه های غیرمستقیم را نیز فراموش نکنید. آیا صبحانه را نیز پوشش می دهید، یا این که جزو نرخ هتل قرار داده شده است؟ هزینه وای-فای چقدر است؟ در مورد پارکینگ هتل چطور: رایگان است یا خیر؟ برخی موارد غافلگیر کننده نیز ممکن است در گزارش هزینه ها وجود داشته باشد؛ مدیران سفرهای کاری باید همه هزینه های غیرمستقیم رزرو هتل را نیز مورد توجه قرار دهند.

در زمان رزرو، در ذهن داشته باشید که نرخ های غیرقابل استرداد همیشه ارزان ترین ها هستند. بسیاری از شرکت ها با چشم پوشی از این گزینه پول خود را هدر می دهند، که می تواند تا ۲۰% ارزان تر باشد. قطعا برنامه های سفر کاری به سرعت می تواند تغییر کند، اما در مورد رزرو سفرهایی که برنامه آن ها قطعی تر است، تردید نکنید. طی زمان، صرفه جویی ناشی از این کار زیان های اتفاقی ایجاد شده دراثر تغییر برنامه را جبران می کند.

 

  1. از هتل های سطح متوسط چشم پوشی نکنید

با این که بسیاری از مسافران کاری تمایل دارند در هتل های سطح بالا اقامت داشته باشند، هتل های زنجیره ای بزرگ در حال راه اندازی برندهای سطح متوسط با جوی مناسب هستند که می توانند رضایت ذائقه متغیر مسافران را به دست آورند. این هتل ها دارای دو مزیت هستند: مسافران همچنان می توانند به برند مورد نظر خود وفادار بمانند، و قیمت ها تا ۱۳% طبق فهرست نرخ «اخبار سفرهای کاری» کمتر است.

 

  1. به یاد داشته باشید قیمتی که با آن اتاق را رزرو می کنید لزوما آن قیمتی نیست که پرداخت می کنید

هتل ها استراتژی قیمت گذاری انعطاف پذیری را اتخاذ کرده اند؛ دقیقا به همان صورتی که شرکت های همتای آن ها در خطوط هوایی دست به چنین کاری زده اند. این به چه معنا است؟ قیمت ها پیوسته طبق صورت حساب تغییر می کنند. از امکان هایی همچون یاپتا حداکثر استفاده را ببرید. یاپتا شرکتی است که با آن دست به شراکت می زنید تا تغییرات قیمت را پیگیری کرده و مجددا اتاق هایی را در آن هتل، در صورتی که قبل از سفر کاری موجود باشند، با نرخ های پایین تر رزرو کنید. یاپتا ادعا می کند با این روش به صورت میانگین در هر سفر حدود ۳۶۹دلار برای شرکت ها صرفه جویی به همراه دارد.

 

  1. با صرفه جویی زمان، در پول خود صرفه جویی کنید

به صورت میانگین، مسافران کاری طبق نظرسنجی «تراستیو» و «تیش سنتر» در رابطه با «مهمان نوازی و توریسم» در دانشگاه نیویورک حدود ۲۰ دقیقه را صرف مطالعه نقد هتل ها قبل از سفر خود می کنند و  این حالت بهینه انجام امور نیست: کارکنان شما نباید وقت خود را برای جستجوی بهترین هتل هدر دهند، و شما نیز تمایلی ندارید که آن ها ساعت ها وقت را صرف تماس تلفنی با خطوط هوایی جهت رزرو مجدد بلیت کنند.

بهتر است چنین زمانی صرف منعقد کردن قراردادها شود. به یاد داشته باشید: زمان هدر رفته = پول هدر رفته

همین طور بهتر است اطمینان حاصل کنید که همه فرایندهای داخلی مرتبط با سفر کارکنان از حداکثر بهره وری ممکن برخوردار باشند. برای به حداکثر رساندن ثمردهی امور، فرایندهایی طراحی کنید که تبعیت از آن ها آسان باشد و به کارکنان امکان برنامه ریزی سفر خود را بدهد. صراحتا مشخص کنید چه کسی باید برنامه سفرها را تایید کند و از کارکنان انتظار می رود از چه گزینه ها و سایت هایی استفاده کنند. چند اپلیکیشن موبایلی را برای استفاده در شرکت انتخاب کنید تا موجب تسهیل فرایند برنامه ریزی شود.

زمانی که انتظارات شما در خصوص برنامه ریزی مشخص شد، توجه خود را معطوف فرایندهای فرعی کنید. با بخش حسابداری همکاری کنید تا مطمئن شوید پر کردن گزارش هزینه ها برای همه کارکنان آسان باشد. ضمن انجام چنین کاری، از تیم حسابداری خود سوال کنید آیا چنین فرایندی دربردارنده همه داده های مورد نیاز برای ارائه گزارشی کارآمد می باشد یا خیر.

انتظار می رود شرکت ها پول زیادی را صرف هزینه های سفر کاری کنند – اما لزومی ندارد این مسئله در مورد شرکت شما نیز صدق کند. شرکت های هوشمند متغیرهای زیادی را در مورد سفر کاری کارکنان خود مورد توجه قرار می دهند، اما شرکت های کوچک تر می دانند چگونه سفر کاری را طوری تنظیم کنند که به بهترین شکل مناسب شرایط آن ها باشد. از امکان ها، نکته ها و فرایندهای موجودی که بهره وری سفر کاری شما را بهینه می کنند استفاده کنید تا شرکت و کارکنان شما کارآمدترین و رضایت بخش ترین سفر ممکن را داشته باشند.