تعداد زیادی از کارکنان شرکت ها به روسای خود اعتماد ندارند، و البته درک دلیل آن هم دشوار نیست.

 

مهارتهای ارتباطی برای هر محیط کاری ضروری هستند و باید در همه مراتب اداری وجود داشته باشند. یک مطالعه که در سال ۲۰۱۶ توسط لینکدین انجام شد نشان داد که بر طبق نظرسنجی انجام شده از مدیرانی که به دنبال استخدام نیروی جدید بودند، مهارتهای ارتباطی بیش از هر مهارت دیگری مورد توجه آنها بوده است. هنگامی که کارفرمایان می گویند که ارتباط یک ضرورت است، باید مدیران و ناظرانی داشته باشند که خود توانایی برقراری ارتباط را داشته باشند.

متاسفانه کارکنانی که در سطوح بالاتر سازمان کار می کنند، اغلب در این زمینه با کاستی هایی مواجه هستند. نتایج چشمگیر ناشی از یک مطالعه غیررسمی در سال ۲۰۱۶ که توسط Comparably انجام شد نشان داد که ارتباط چیزی است که رهبران سازمان باید بیش از هر چیز دیگری برای بهبود آن تلاش کنند.

اجازه بدهید ببینیم ارتباط بد چیست و رهبران چگونه می توانند مهارت های خود در این زمینه را تقویت کنند:

 

ابهام زایی

هیچ دلیلی وجود ندارد که کارکنان شرکت اطلاعات روشنی نداشته باشند، اما چنین چیزی رایج است. یک مطالعه بوسیله Leadership IQ نشان داد که کمتر از نیمی از کارکنان می دانند که کار مفید و مناسبی را برای شرکت خود انجام می دهند.

هنگامی که کارکنان از وضعیت کاری خود مطمئن نیستند، دچار استرس می شوند و حتی انگیزه خود را از دست می دهند. یک قانون کلی بسیار خوب: هرگز فرض نکنید که کارکنان تان به اندازه کافی اطلاعات دارند و از ابهام زایی درباره اطلاعات مهم اجتناب کنید.

نکته: برای شفافیت فرهنگ ایجاد کنید. با همه صراحت لهجه داشته باشید. آنچه که از کارکنان خود انتظار دارید را به وضوح بیان کنید و هنگامی که کاری را به کسی محول می کنید، جزئیات کامل آن را به او ارائه کنید.

مخصوصا در مورد اخبار مهم شرکت و تغییرات قریب الوقوع، کارکنان خود را همیشه در جریان قرار دهید. آنها را به حال خود رها نکنید تا به حدسیات روی بیاورند و درباره موارد مرتبط با امنیت شغلی خود نگرانی داشته بانشد.

برای مبارزه با مساله عدم اطلاع کارکنان از جایگاه و وضعیت کاری خود از نظر شرکت، روی ارائه مستمر بازخورد سازنده تمرکز کنید و به طور منظم به انجام ارزیابی عملکرد بپردازید تا از نقاط قوت و ضعف خود آگاه شوند.

 

بازخورد یک طرفه

مباحثی که در طول ارزیابی عملکرد کارکنان مطرح می شوند باید دو طرفه باشند. در غیر اینصورت، کارکنان احساس می کنند که مورد بی احترامی واقع شده اند، چرا که فرصت ابراز وجود را پیدا نکرده اند. چگونه در شرایطی که برای آنها سخنرانی شده است و گوش شنوایی برای شنیدن صدایشان وجود نداشته می توانند واکنشی نشان دهند؟

نکته: کارکنان شما عاشق ارائه نظر خود هستند، بنابراین شرایطی را مهیا کنید که به راحتی قادر به انجام این کار باشند.  فعالانه به دنبال دریافت بازخورد از جانب آنها باشید تا نکات و ایده های خود درباره بهبود و تقویت فرآیندهای کاری را ارائه کنند.

اطمینان پیدا کنید که بازخورد آنها را مدنظر قرار می دهید و درباره برخی از اصلی ترین دغدغه های آنها گفتگو کرده، پیگیری می کنید و آنها را در جریان قرار می دهید. به عنوان مثال، اگر به منظور کاهش از بین رفتن تمرکز، پیشنهاد تغییر سیاست های دریافت و ارسال ایمیل شرکت را ارائه دادند، این تغییر را اعلام کرده و برای تعیین تاثیرش، آن را اعمال کنید. اگر بی تاثیر بود، دلیل مثمر ثمر نبودن آن را برایشان توضیح بدهید. فارغ از اینکه نتیجه چه می شود، همیشه از آنها قدردانی کنید، زیرا همینکه دغدغه خود را بیان می کنند نشان می دهد که به شرکت اهمیت می دهند و تمایل دارند که بخشی از رشد آن باشند.

علاوه بر این، به منظور آگاهی از تعلق خاطر کارکنان و رضایت شغلی آنها، به طور منظم به اجرای نظرسنجی بپردازید. درباره حس و حال کارکنان خود اطلاعات جمع آوری کنید و به محض اینکه کاهش قابل توجهی در رضایت و بازده را شاهد بودید دست به کار شوید. حتما به کارکنان خود یادآوری کنید که می توانند فرم های نظرسنجی را بصورت گمنام پر کنند تا نظرات صادقانه ای را نسبت به سازمان ارائه کنند.

 

ایجاد فاصله

گاهی مدیران به ندرت در برابر کارکنان خود ظاهر می شوند. آنها در یک دنیای کاملا متفاوت زندگی می کنند و به ندرت از دفتر خود بیرون می آیند. این فاصله ارتباط را قطع می کند، باعث ناراحتی و منجر به احساس عدم اعتماد می شود.

این مورد بسیار رایج تر از حد تصور است. نظرسنجی کار و سلامت سال ۲۰۱۴ که توسط انجمن روانشناسی آمریکا انجام گرفت نشان داد که ۲۵ درصد از کارکنان شرکت کننده در این نظرسنجی به کارفرمای خود اعتماد نداشتند. کمتر از نیمی از آنها باور داشتند که کارفرمایشان با آنها روراست است و شفافیت به خرج می دهد.

نکته: این یکی از ساده ترین توصیه ها است؛ حضور داشته باشید. این یعنی باید بدانید که چگونه می توانید کار خود را مدیریت کنید تا زمان کافی برای حضور در خط مقدم کار را پیدا کنید. حضور برای کمک به سطوح پایین تر فقط یک حرکت سیاسی نیست؛ این کار باعث رضایت کارکنان می شود و نشان از سرمایه گذاری برای کمک به آنها برای حفظ کارآمدی شان دارد.

دست به کار شوید و هرجا که لازم است به کارکنان خود کمک کنید. برای مدیران و ناظران سازمانی که برای تغییر عادتهای بد خود با دشواری روبرو هستند پیشنهاد برگزاری دوره های رهبری را ارائه دهید. از این طریق، عناصر اصلی رهبری قوی را فراخواهند گرفت و به علاوه، مدیریت زمان خود را نیز بهبود خواهند بخشید.

هنگامی که مدیران می توانند حجم کار خود را مدیریت کرده و بین آن و تعامل با کارکنان خود تعادل ایجاد کنند، در چنین شرایطی کارکنان ناظران مستقیم خود را بیشتر می بینند و اعتماد و احترام بیشتری را نسبت به آنها احساس می کنند. در اینصورت، ارتباط بیشتری بین روسای بخش ها با کارکنان برقرار خواهد شد.

 

بی توجهی به موفقیت

کارکنان به تشویق مستمر نیاز ندارند، اما وقتی که فقط بخاطر کاری که انجام نداده اند فراخوانده می شوند سرخورده خواهند شد. هنگامی که تنها چیزی که کارکنان شرکت می شنوند این است که چقدر نقصان دارند نرخ خروج از خدمت (Turnover) رشد می کند.

نکته: برای ارائه پاداش های هدفمند و بابرنامه به کارکنانی که موفقیتی کسب کرده اند، برنامه ای را برای تقدیر از کارکنان تهیه و تنظیم کنید. با تحسین آنها در جمع، یک فرهنگ تقدیر را جا بیندازید. هرچه بیشتر کارکنان خود را مورد توجه قرار دهید، به آنها خسته نباشید بگویید و بیشتر شاهد تحسین همکاران خود باشند، در عملکرد خود مستقل تر شده و احساس تعلق بیشتری پیدا خواهند کرد.

با رهبران شرکتهای دیگر تعامل کنید و با کارکنان خود درباره چیزهایی که بیش از همه به آنها انگیزه می دهد به گفتگو بپردازید. آغاز برخی رقابت های دوستانه را مد نظر قرار دهید که همه بتوانند در آنها شرکت کنند. نشان دادن مراتب قدردانی نسبت به کارکنان یکی از بهترین روشهای ارتباطی است.